Jakie dokumenty i jak długo przechowuje się w archiwach?

Przechowywanie dokumentów w archiwach to dla wielu przedsiębiorców jeden z najtrudniejszych aspektów prowadzenia działalności. Nic dziwnego. Procedury dotyczące archiwizacji są na tyle złożone, że nie zawsze mogą być właściwe przestrzegane czy respektowane. Wynika to m.in. z nieznajomości przepisów, ograniczeń logistycznych, braku przeszkolonego personelu. Warto w tym zakresie poszerzyć swoją wiedzę o to, jakie dokumenty i przez jaki czas należy przechowywać.

Kwalifikowanie dokumentów do archiwizacji

Przedsiębiorstwa każdego dnia produkują duże ilości dokumentów w formie papierowej i cyfrowej. Niektóre z nich mają rację bytu tylko przez chwilę, inne muszą zostać odpowiednio zakwalifikowane, oznaczone oraz przechowywane. Do takich zasobów zalicza się m.in. umowy z pracownikami, kwestionariusze osobowe, protokoły i sprawozdania, ewidencje, instrukcje oraz wiele innych. Prawo polskie jasno definiuje, jakie dokumenty powinny być przechowywane, nadając im odpowiednie symbole:

• A – do wieczystego przechowywania,
• Bc – kopie dokumentów czy notatki sporządzone ręcznie, które mogą trafić na makulaturę,
• Bn – dokumenty, które muszą być przechowywane przez określony czas,
• BEn – dokumenty, które po n latach przechowywania mogą zostać zniszczone, lecz wcześniej są poddawane ekspertyzie Archiwum Państwowego.

Jeżeli upłynie ustawowo wymagany czas przechowywania umowy czy akta można usunąć z zasobów archiwum. W tym celu wdrażana jest procedura niszczenia dokumentów.

Jakie dokumenty należy przechowywać?

Zgodnie z zapisami obowiązujących w Polsce ustaw, obowiązek przechowywania dokumentów ciąży na firmach jednoosobowych, przedsiębiorstwach, instytucjach oraz innych organach. Prowadzący działalność muszą przewidzieć przestrzeń do archiwizacji:

• ksiąg rachunkowych,
• pasków wypłat dla pracowników,
• dowodów księgowych dotyczące zarobku osiąganego z prowadzonej sprzedaży detalicznej,
• rękojmy i gwarancje,
• raporty z inwentaryzacji,
• inne sprawozdania i akty definiowane przez ustawy.

Przechowywanie, kwalifikowanie, a wreszcie brakowanie dokumentów archiwalnych wymaga doświadczenia, zaplecza, zaangażowania czasu i środków. Nie każda firma nimi dysponuje. Dlatego, chcąc działać zgodnie z przepisami, nie narażać się na grzywny, a zarazem nie nadwyrężać firmowego budżetu, można skorzystać w tym zakresie z usług firmy zewnętrznej. Outsourcing obejmuje archiwizację i przechowywanie aktów, depozyt i niszczenie dokumentów, a także zarządzanie archiwami oraz normatywy. Kompleksowo i profesjonalnie – dokładnie tak, jak potrzebuje tego Twoje przedsiębiorstwo.