Archiwizacja dokumentów – kompleksowe wsparcie

• wybrakowanie i zniszczenie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, wg ustalonych procedur potwierdzonych dokumentacją brakowania i niszczenia.

Wykorzystujemy sprawdzone metody, które pozwalają nam na łatwe zarządzanie danymi i ich odpowiednie uporządkowanie. Podobnie jest również w przypadku utylizacji niepotrzebnych dokumentów. Dbamy o to, by wszelkie czynności przebiegały z zachowaniem poufności i profesjonalizmu. Dzięki temu możemy świadczyć kompleksowe usługi dla podmiotów z różnych branż, o zupełnie odmiennych potrzebach.

Dlaczego warto z nami współpracować?

Wśród korzyści wynikających ze współpracy z naszą firmą w zakresie kompleksowych usług archiwalnych znajdują się:

• porządkowanie dokumentacji i inwentaryzacja,
• łatwy sposób wyszukiwania akt,
• prosty dostęp do informacji,
• sprawdzone procedury i pełna poufność,
• ograniczenie wydatków.

Jesteśmy pewni, że usługi archiwalne znacznie ułatwią Państwu dotarcie do niezbędnych materiałów. Profesjonalna archiwizacja dokumentów pozwala na przekazanie wielu obowiązków osobnej firmie. Dzięki temu właściciel przedsiębiorstwa nie musi martwić się o konieczność samodzielnego planowania przestrzeni, w której będą przechowywane dokumenty. Podmioty zajmujące się profesjonalną archiwizacją potrafią dokonać niezbędnych czynności znacznie sprawniej i skuteczniej. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje dostęp do konkretnych informacji, a cały proces przebiega z zachowaniem poufności i zgodności z obowiązującymi normami.

Kompleksowe usługi archiwalne świadczone przez naszą firmę trafiają zarówno do małych, jak i ogromnych przedsiębiorstw. Dopasowujemy przestrzeń do sortowania i przechowywania poszczególnych danych do potrzeb danego klienta. Nasze doświadczenie i szeroki wybór usług pozwalają na bezpieczne zarządzanie dokumentami, bez względu na ich dokładny charakter.

Co warto wiedzieć o kategoriach archiwalnych?

Kategoria archiwalna jest przyznawana na podstawie kwalifikacji dokumentu i oznacza jego wartość oraz ważność. Kategoria A jest przypisana materiałom archiwalnym, czyli archiwaliom. Do przechowania dokumentów tego typu są upoważnione określone jednostki organizacyjne. Proces ten nadzoruje Archiwum Państwowe (w przypadku jednostek państwowych). Do materiałów archiwalnych są zaliczane dokumenty takie jak:

• statuty i regulaminy,
• protokoły,
• sprawozdania,
• plany i analizy,
• oryginalne mapy i plany,
• rejestry publiczne,
• instrukcje kancelaryjne i archiwalne,
• ewidencja zasobu archiwum zakładowego.

W wybranych przypadkach kategoria archiwalna A może obejmować też dokumentację kadrową oraz dokumentację techniczną.
Jeśli chodzi o kategorię B, to obejmuje ona dokumentację niearchiwalną. W jej oznaczeniu jest podawana liczba lat, po których upływie dane akta są poddawane brakowaniu, czyli wyłączeniu ze zbiorów. Po tym następuje najczęściej niszczenie materiałów, które jest przeprowadzane zgodnie z wytycznymi prawnymi. W przypadku dokumentów o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym stosuje się oznaczenie BC. Innym obowiązującym w tej kategorii oznaczeniem jest BE dotyczące dokumentacji niearchiwalnej, która po poddaniu ekspertyzie może być przeznaczona do wybrakowania lub przekwalifikowania.

Zapraszamy do kontaktu w celu sprawdzenia szczegółów naszych usług z zakresu archiwizacji.

Zarządzanie dokumentacją – klucz do efektywnej archiwizacji

Archiwizacja dokumentów to nie tylko sposób na porządkowanie firmowych akt, ale również kluczowy element zarządzania informacjami, który może znacząco wpłynąć na efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Przechowywanie dokumentów zgodnie z ustalonymi kategoriami archiwalnymi pozwala na szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji, co jest nieocenione w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym. Dzięki kompleksowym usługom archiwalnym można zminimalizować ryzyko zagubienia ważnych dokumentów, a także zapewnić, że wszelkie informacje będą przechowywane w sposób zgodny z obowiązującymi normami prawnymi.

Optymalizacja przestrzeni i zarządzania danymi

Jednym z największych wyzwań w firmach jest efektywne zarządzanie przestrzenią przeznaczoną na archiwizację dokumentów. Profesjonalne usługi archiwalne oferowane przez firmy takie jak nasza obejmują projektowanie i optymalizację przestrzeni archiwalnej, co pozwala na lepsze wykorzystanie dostępnej powierzchni i redukcję kosztów związanych z wynajmem lub kupnem dodatkowych magazynów. Warto również zaznaczyć, że odpowiednio zaplanowane archiwum ułatwia zarządzanie dokumentami, ich wyszukiwanie oraz utrzymanie porządku w firmowej dokumentacji.

Archiwizacja dokumentów a depozyt

Warto również rozważyć możliwość skorzystania z depozytu dokumentów, który oferuje dodatkową warstwę ochrony i bezpieczeństwa dla szczególnie cennych lub poufnych materiałów. Usługa ta jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które muszą przechowywać dokumenty przez dłuższy czas, ale nie mają odpowiednich warunków do ich bezpiecznego magazynowania we własnych biurach. Depozyt dokumentów zapewnia ochronę przed zagubieniem, zniszczeniem lub nieautoryzowanym dostępem.