W jaki sposób przygotować dokumenty do niszczenia?

W przypadku różnego rodzaju dokumentów istnieje obowiązek ich magazynowania i archiwizacji przez określony czas, który zależy od wytycznych. Często tego typu akta czy umowy zawierają poufne dane personalne, majątkowe itp. Dlatego też po upłynięciu danego czasu archiwizacji dokumenty należy poddać zniszczeniu tak, aby zamieszczone w nich dane wrażliwe nie były możliwe do odczytania przez osoby postronne. Jak zatem przygotować dokumenty do zniszczenia i komu powierzyć ich utylizację? Zapraszamy do lektury naszego artykułu, w którym znajdziesz odpowiedzi na te nurtujące pytania. 

Kiedy dokumenty należy zniszczyć?

Bez względu na rodzaj przechowywanych dokumentów przychodzi w końcu czas kiedy nie są już potrzebne. Może być to związane z upłynięciem obowiązkowego czasu archiwizacji, z porządkowaniem biura, inwentaryzacją lub przepisami prawa, które mogą zakazywać przechowywania niektórych dokumentów zawierających dane wrażliwe, dłużej niż jest to konieczne. Dane te mogą być umieszczone nie tylko tradycyjnie na  papierze, ale i na nowoczesnych nośnikach, takich jak dyski twarde, płyty CD, DVD, karty pamięci itp. Niekiedy w skład dokumentacji zawierającej dane wrażliwe mogą także wchodzić zdjęcia, pliki, raporty czy e-maile. 

Komu powierzyć niszczenie dokumentów?

Aby mieć pewność bezpieczeństwa i profesjonalizmu najlepiej skorzystać z usług firmy specjalizującej się w utylizacji dokumentów na nośnikach zarówno papierowych, jak i cyfrowych. Jedną z takich firm jest przedsiębiorstwo Acta Nova ze Szczecina. Zatrudnia ona wykwalifikowanych pracowników, którzy są zobowiązani dotrzymać tajemnicy w zakresie wszelkich danych zawartych na dokumentach poddanych niszczeniu. Po zrealizowaniu usługi firma wydaje specjalny certyfikat potwierdzający zniszczenie. 

Czy dokumenty przeznaczone do zniszczenie wymagają specjalnego przygotowania?

Zanim zdecydujesz się na dostarczenie dokumentów do zniszczenia powinieneś pamiętać o kilku bardzo ważnych kwestiach. Przede wszystkim warto dokładnie przejrzeć wszystkie papierowe i cyfrowe nośniki danych, aby przez pomyłkę nie zutylizować ważnych dokumentów, które nie są przeznaczone do zniszczenia. Pamiętaj, że jest to proces nieodwracalny i przez błąd możesz utracić dostęp do ważnych danych. Kolejną kwestią, o której należy pamiętać jest pozbycie się z dokumentów papierowych metalowych zszywek, którymi były połączone dokumenty. Wszystkie papiery przeznaczone do niszczenia powinny mieć formę luźnych kartek. Jeśli zależy Ci na ograniczeniu kosztów związanych z niszczeniem dokumentów koniecznie wyjmij je z foliowych koszulek i segregatorów. Niszczenie dokumentów ze zmieszanych materiałów jest bowiem droższe od tych wyłącznie papierowych. Warto także dobrze zabezpieczyć dokumenty przeznaczone do niszczenia przed zasięgiem wzroku osób postronnych na czas ich transportu. Możesz również skorzystać z usług firmy, która za Ciebie przygotuje dokumenty do utylizacji oraz zajmie się ich zabezpieczeniem i transportem.