Niszczenie dokumentów w świetle aktualnych przepisów

Obowiązujące regulacje wymagają stosowania daleko idących środków bezpieczeństwa, jeżeli chodzi o gromadzenie i przechowywanie informacji zawierających dane osobowe. Dla zabezpieczenia interesów firm wiele wagi przykłada się również do ochrony istotnych zapisów dotyczących ich funkcjonowania od tekstów zawieranych umów po różnego rodzaju opracowania wewnętrzne, opisujące strategie działania czy obejmujących zestawienia finansowe. W sytuacji, gdy nie są one już potrzebne, należy ich pozbywać się w sposób, który uniemożliwi odtworzenie zawartości. Najlepiej w tym celu skorzystać z pomocy firmy specjalizującej się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów. Przekonajmy się, jakie wymagania się z tym wiążą.

Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów

Nie istnieją przepisy, które określałyby sposób niszczenia dokumentów, które zawierają dane objęte regulacjami RODO lub ważne informacje stanowiące tajemnicę firmy w przypadku podmiotów prywatnych albo osób fizycznych. Regulacje takie obejmują jednak niektóre instytucje działające w określonych obszarach. Będzie tak np. w przypadku archiwów państwowych, gdzie ma zastosowanie Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz placówek medycznych, w których istotna będzie Ustawa o zakładach opieki zdrowotnej. Podobnie rzecz ma się, jeśli chodzi o sądy – w tym przypadku o sposobie niszczenia dokumentacji decyduje Prezes konkretnego sądu. Sama konieczność właściwego pozbywania się dokumentów wynika jednak z zapisów kilku ustaw m.in. Ustawy o ochronie danych osobowych, a w niektórych przypadkach także Ustawy o ochronie informacji niejawnych.

Według jakich zasad zwykle niszczy się dokumenty?

Do określenia sposobu niszczenia dokumentów najczęściej wykorzystuje się zapisy niemieckiej normy DIN 32757. Podaje ona m.in. typ niszczarki oraz wymiary i powierzchnie ścinek w zależności od klasy tajności konkretnych informacji. Reguluje też kwestie zabezpieczania pomieszczenia wykorzystywanego w tym celu czy zagospodarowania pozostałości.