Co robić w przypadku braku miejsca na wydzielenie archiwum?

Obowiązujące uregulowania prawne wymagają szczególnego postępowania z gromadzonymi informacjami, dotyczącymi obsługiwanych klientów czy współpracujących z danym podmiotem kontrahentów oraz zatrudnionych pracowników. Poza ochroną danych osobowych wynikającą z przepisów RODO, w grę wchodzi również przechowywanie dokumentów kadrowo-płacowych, które są często podstawą do wyliczania świadczeń emerytalno-rentowych czy ustalania prawa do rozmaitych zasiłków lub dokumentowania przebiegu zatrudnienia poszczególnych osób. Idealnym sposobem na zgodne z prawem postępowanie z archiwami firm i instytucji jest korzystanie w tym zakresie z oferty specjalizujących się w takich usługach podmiotów. Acta Nova zajmuje się w profesjonalnej archiwizacji dokumentów, ich gromadzeniu oraz zabezpieczaniu. Przyjrzyjmy się temu bliżej i sprawdźmy, dlaczego takie wyjście okaże się najlepsze.

Co wiąże się z przechowywaniem dokumentów papierowych?

Większość tworzonej przez lata dokumentacji kadrowej i płacowej ma postać „papierową”. Listy płac czy karty wynagrodzeń z okresu poprzedzającego powszechną i masową informatyzację to więc zwykle albo klasyczne wypełniane ręcznie druki albo różnego rodzaju wydruki komputerowe dołączane do akt. W przypadku przedsiębiorstw zatrudniających większą liczbę osób zasób archiwalny będzie zatem miał postać znacznej liczby dokumentów, których przechowywanie wymaga dysponowania odpowiednią ilością miejsca, a także infrastrukturą pozwalającą na odnalezienie poszczególnych zapisów w razie takiej potrzeby. Ponieważ jest to zwykle kosztowne i kłopotliwe, lepszym wyjściem będzie przekazanie całości lub części archiwum do firmy specjalizującej się w takiej działalności.

Co oferują firmy specjalizujące się w przechowywaniu dokumentów?

Firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów dysponują odpowiednimi warunkami do ich składowania, a także są w stanie właściwie je przygotować i posegregować. Zapewniają również dostęp do zasobów w razie takiej potrzeby. Korzystanie z ich usług będzie też wypełnieniem obowiązku zadbania o dokumentację kadrowo-płacową, ciążącego na pracodawcach likwidujących prowadzoną działalność.