Jak wybrać fachowca do zarządzania archiwami?

W każdej firmie prędzej czy później pojawia się potrzeba uporządkowania dokumentacji. Rosnąca liczba akt, plików i rejestrów może nie tylko spowalniać pracę, ale też prowadzić do błędów, niezgodności z przepisami i trudności podczas kontroli. Dlatego warto powierzyć zarządzanie archiwami profesjonalistom, którzy zapewnią firmie ład, zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych. Jak jednak wybrać odpowiedniego fachowca do tego zadania?

Doświadczenie i znajomość przepisów to podstawa

Idealny kandydat do zarządzania archiwami powinien znać obowiązujące przepisy prawa – w tym ustawę o narodowym zasobie archiwalnym, RODO oraz wymagania dotyczące archiwów zakładowych i składnic akt. Istotne jest również doświadczenie w pracy z dokumentacją papierową i elektroniczną, znajomość procedur klasyfikacji i kwalifikacji dokumentów oraz umiejętność tworzenia i wdrażania instrukcji kancelaryjnych. Taki specjalista zadba nie tylko o codzienny porządek, ale także przygotuje firmę na kontrole i uporządkuje dokumentację zgodnie z terminami przechowywania.

Dobre praktyki i umiejętności organizacyjne

Efektywne zarządzanie archiwami wymaga dużej skrupulatności, ale też umiejętności planowania i pracy z systemami informatycznymi. Fachowiec powinien znać narzędzia wspierające archiwizację – np. systemy DMS (Document Management System) – oraz potrafić szkolić innych pracowników w zakresie prawidłowego obiegu dokumentów. Warto też zwrócić uwagę na umiejętność współpracy z różnymi działami firmy oraz komunikatywność – archiwista często musi konsultować decyzje z administracją, prawnikiem czy księgowością. Profesjonalne podejście do dokumentacji wpływa na sprawność całej organizacji i minimalizuje ryzyko związane z nieprawidłowym przechowywaniem akt.