Kiedy i w jakich warunkach można zniszczyć dokumenty księgowe?

Mimo tego, że wiele procesów zostało w dużej mierze zinformatyzowanych, każde przedsiębiorstwo wciąż gromadzi sporą ilość dokumentów w formie papierowej. Są to przede wszystkim dowody księgowe, na podstawie których dokonuje się zapisów w księgach rachunkowych – faktury, rachunki czy wszelkiego rodzaju zestawienia. W grę wchodzą tu także wystawiane deklaracje podatkowe, deklaracja ZUS oraz dokumentacja pracownicza – akta osobowe, dokumenty z zakresu BHP np. związane z wydawanymi środkami ochrony indywidualnej. Część z nich powinna być zachowana przez odpowiedni czas, lecz inne mogą zostać zutylizowane. Niszczenie dokumentów warto jednak zlecić specjalistom. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Na jakich zasadach przechowuje się dokumentację firmy?

Wszystkie dokumenty księgowe zgodnie z istniejącymi regulacjami muszą być przechowywane przez 5 lat, ponieważ tyle wynosi okres przedawnienia spraw związanych ze zobowiązaniami podatkowymi. Znacznie dłuższy jest czas, w jakim trzeba zabezpieczać dokumentację pracowniczą, a więc akta osobowe, listy płac, karty wynagrodzeń czy inne dokumenty, na podstawie których były one naliczane. W tym przypadku dokumentacja musi być zachowana przez 50 lat. Dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku w grę może też wchodzić okres 10-letni, o ile przedsiębiorca wypełni dodatkowe wymogi, w tym złoży odpowiednie informacje w ZUS-ie.

Jak niszczy się dokumentację?

Dokumenty firmy zawierają wiele danych, które nie powinny zostać upublicznione. Ich zniszczenie warto więc zlecić firmie dysponującej w tym zakresie odpowiednimi możliwościami technicznymi, a przede wszystkim niszczarkami, które rozdrobnią całą dokumentację w taki sposób, by nie dało się jej odtworzyć. Dla celów dowodowych procesowi temu powinno towarzyszyć sporządzenie protokołu, który będzie zawierał wykaz likwidowanych dokumentów oraz wskazywał osoby, które podjęły taką decyzję i nadzorowały całą operację.