Zasady przechowywania dokumentów papierowych

Zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby prywatne, przechowują mnóstwo dokumentów. Niekiedy wynika to z obowiązku nałożonego przepisami prawa, czasami zaś z własnych potrzeb. Niezależnie od motywacji posiadacza większej liczby dokumentów, warto odpowiednio zaplanować sposób przechowalnictwa. Rezygnacja z wdrożenia niezbędnych zasad może bowiem skutkować uszkodzeniem nośnika, czyli papieru.

O czym należy pamiętać w przypadku przechowalnictwa dokumentacji papierowej?

Papier jest nośnikiem, który jest stosunkowo podatny na zniszczenie. Ze względu na swoje właściwości, musi być odpowiednio przechowywany. Odpowiednie składowanie to gwarancja zabezpieczenia dokumentacji przed szkodliwym działaniem czynników zewnętrznych, w tym m.in. wilgoci, wysokich temperatur i tym podobnych bodźców.

Zupełną podstawą bezpiecznego przechowywania dokumentów jest dobór odpowiedniej przestrzeni. Pomieszczenie powinno być suche, tzn. jego wilgotność musi utrzymywać się na stałym poziomie od 45 do 60% RH. Ważne jest jednak to, aby nie dochodziło do gwałtownych różnić wartości. Uznaje się, że w ciągu doby wahnięcie nie powinno przekraczać 5% RH. Należy jednak zaznaczyć, że są to ogólne wytyczne, które mogą być odmienne dla niektórych rodzajów papieru.

Duże znaczenie ma również temperatura wnętrza. Najlepiej, aby wynosiła ona od 14 do 20 stopni Celsjusza. Co istotne, w tym przypadku również występują pewne szczegółowe wytyczne w stosunku do niektórych rodzajów kartek, jednak jest to już wiedza wysoce specjalistyczna.

Nie sposób mówić o właściwym  przechowalnictwie bez stosownej segregacji. Wszelkie dokumenty, ze względów organizacyjnych oraz bezpieczeństwa, powinny być dobrze uporządkowane. Papier musi być umieszczony w aktach, segregatorach lub innych osłonach. Warto również je oznaczyć.