Jakie konsekwencje grożą za nieodpowiednie zniszczenie dokumentów?

Firmy produkują coraz więcej dokumentów. Szczególnie ważne są te,  w których mamy dane osobowe. Ich przechowywanie, a także niszczenie reguluje RODO. Nie wolno takiej dokumentacji przechowywać dłużej niż jest to konieczne. Należy je zutylizować w taki sposób, aby odtworzenie treści nie było możliwe. A jakie kary grożą za nieodpowiednie zniszczenie dokumentów?

Konsekwencje nieodpowiedniego niszczenia dokumentów

Za niestosowanie się do zasad RODO grożą nam kary.  Są to kary pieniężne z góry określone przepisami. Kara może wynosić do 20mln euro lub 4% obrotu za bardzo poważne naruszenia. Jest to przykładowo niestosowanie się do nakazów organu nadzorczego. Za pozostałe naruszenia kary wynoszą do 10mln lub 2% obrotu. Naruszając RODO, należy liczyć się także z odpowiedzialnością odszkodowawczą w przypadku pozwu, karną w przypadku zawiadomienia do prokuratury lub dyscyplinarną – w przypadku niestosowania się do wewnętrznych polityk i procedur przez pracownika.

Dlaczego należy niszczyć dokumenty?

Okazuje się, że niszczenie dokumentacji jest tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie. Takie zniszczone dokumenty można ponownie przetworzyć na papier. Pozwala to zaoszczędzić energię i lasy.

Jak to zrobić

Jeśli mamy sporo cennych dokumentów do zniszczenia warto je powierzyć specjalistom. Najczęściej należy również zadbać o bezpieczny transport. Można nawet poprosić o nagranie procesu niszczenia na płytę. Zawsze mamy materiał dla UODO, że cały proces przebiegł prawidłowo. Najlepiej jakby dokumenty zostały zniszczone zaraz po przetransportowaniu. Oczywiście otrzymujemy certyfikat potwierdzający nam proces utylizacji.