Przechowywanie dokumentów firmowych w dobie RODO

Dane osobowe, czyli podstawowe informacje dotyczące określonej jednostki, są chronione przez prawo. Dzieje się tak dlatego, aby nie dochodziło do sytuacji, w których niepowołana osoba miałaby dostęp do ściśle poufnych informacji. Jednym z ważniejszych dokumentów gwarantujących zabezpieczenie danych obywateli Unii Europejskiej jest tak zwane RODO. Rozwinięcie tego skrótu to Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych.

Regulacja co do najdrobniejszego szczegółu

RODO to ważny, ale dość obszerny dokument, który reguluje bardzo wiele kwestii. Jedną z poruszanych przez niego spraw jest zagadnienie związane z przechowywaniem dokumentów firmowych. Jak wiadomo, w każdym przedsiębiorstwie magazynuje się znaczne ilości treści. Do jakiegoś czasu miały one przede wszystkim charakter papierowy, jednak z biegiem lat zaczęły być wypierane przez wersje elektroniczne. Niezależnie jednak jaką postać mają określone dokumenty, tak czy inaczej powinny one podlegać przechowywaniu zgodnie z zasadami RODO.

Jednym z wymogów przechowywania danych według RODO jest potrzeba każdorazowej zgody określonej osoby na tego typu działanie. Informacje nie mogą być magazynowane bez wiedzy osoby, której dotyczą. To właśnie dlatego w wielu formularzach aplikacyjnych wykorzystywanych na przykład w procesie rekrutacji konieczne jest zaznaczenie, że zezwala się na przechowywanie informacji zgodnie z RODO.

Dane określonej osoby, oprócz tego, że muszą być przechowywane za zgodą, mają również możliwość być sprawdzane w dowolnym momencie. W związku z tym gdy określona jednostka wyrazi chęć wglądu w swoje dane, trzeba udzielić takiej możliwości. Ponadto dane zgodnie z RODO mogą być przechowywane według określonego rejestru. Gdy zaś wystąpi ich wyciek, to w takiej sytuacji niezwłocznie należy poinformować o tym fakcie osobę, której dane uległy wyprowadzeniu. Czas, który pozwala na nawiązanie kontaktu, to w tym przypadku siedemdziesiąt dwie godziny. Właśnie tyle ma firma na powiadomienie określonej osoby.