Jak optymalnie zaprojektować archiwum w firmie?

Dobrze zaprojektowane i uporządkowane archiwum firmowe podniesie w znacznym stopniu wydajność pracy biura oraz ułatwi jego organizację. Dzięki niemu zyskasz szybki i łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów, które zostaną odpowiednio zakwalifikowane oraz poukładane. Istnieją dwa modele organizacyjne archiwum:

• w siedzibie firmy,
• poza siedzibą firmy.

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.

Archiwizowanie dokumentów w siedzibie firmy

Przede wszystkim, aby móc archiwizować dokumenty w siedzibie firmy, należy wyodrębnić na ten cel specjalne pomieszczenie, którego wielkość będzie odpowiadała ilości gromadzonych w nim akt. Pomieszczenie to powinno być nie tylko zabezpieczone przed dostępem do niego osób niepowołanych, lecz również powinna być utrzymywana w nim odpowiednia wilgotność oraz temperatura. Firmowe archiwum powinno być również w odpowiedni sposób wentylowane. Warto także zdawać sprawę z konieczności zatrudnienia dodatkowej kadry pracowniczej, która zajmowałaby się gromadzeniem, archiwizowaniem oraz porządkowaniem dokumentów. Do tego potrzebne są umiejętności praktyczne, wiedza teoretyczna oraz doświadczenie. Dlatego korzystniejszą opcją będzie zlecenie zaprojektowania archiwum zewnętrznej firmie.

Co obejmują oferowane przez nas usługi archiwizowania dokumentów?

Decydując się na outsourcing archiwizowania firmowych dokumentów zyskujesz nie tylko dodatkową, wolną przestrzeń w biurze, lecz również psychiczny spokój i komfort, wiedząc, że dokumentacja przedsiębiorstwa jest odpowiednio zabezpieczona i należycie archiwizowana. Kolejne plusy takiego rozwiązania to uporządkowanie dokumentacji oraz jej bieżąca inwentaryzacja, łatwy i szybki sposób wyszukiwania niezbędnych dokumentów, pełna poufność oraz niskie koszty. W ramach naszych usług oferujemy selekcję akt, przyporządkowywanie dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych, segregację, porządkowanie i opracowanie akt, sporządzenie ewidencji dokumentacji archiwalnej, niszczenie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej.

Na końcu warto wspomnieć, czym kategoria akt A różni się od kategorii B. I tak kategoria A oznaczać będzie materiały archiwalne, czyli archiwalia, które mogą być przechowywane przez upoważnione do tego jednostki organizacyjne. Archiwalia to między innymi statuty i regulaminy, protokoły, sprawozdania, plany oraz analizy, akta sądowe, instrukcje kancelaryjne i archiwalne, ewidencja zasobu archiwum zakładowego, dokumentacja kadrowa oraz techniczna. Kategoria B oznacza natomiast dokumentację niearchiwalną, z oznaczoną liczbą lat, po upływie których akta mogą zostać wyłączone ze zbiorów lub zniszczone.