Jak skanować i digitalizować dokumenty?

Archiwizowanie dokumentów w formie wydruków dokumentów jest dość problematyczne, biorąc pod uwagę dość długi 5-letni okres przechowywania wielu typów dokumentów w firmie, a następnie ich archiwizowanie poza siedzibą firmy. Z pomocą przychodzi usługa digitalizacji dokumentów, czyli archiwizacja dokumentów firmowych w formie elektronicznej. Jest to całkowicie bezpieczna forma archiwizowania danych, chroniona prawem, celem zabezpieczenia firm przed wypłynięciem poza siedzibę firmy.

Od czego rozpoczyna się digitalizacja dokumentów w firmie?

Digitalizacja obejmuje działania, mające na celu zamianę fizycznych zasobów firmy na formę elektroniczną. Digitalizacji podlegają nie tylko dokumenty, ale również zdjęcia, filmy, nagrania dźwiękowe. Digitalizować można zarówno archiwa, jak i aktualne dokumenty składowane w firmie. Fakt o wygodzie i poniekąd konieczności przechowywania danych firmy w formie elektronicznej przemawia coraz popularniejszy elektroniczny obieg dokumentów w firmie i konieczność wprowadzenia ujednoliconego systemu przechowywania danych w przedsiębiorstwach.

Digitalizację można przeprowadzić samodzielnie, oddelegowując pracownika do tej czynności, który wykorzystując określone urządzenia skanujące i oprogramowanie do zarządzania drukiem, będzie zapisywał kolejne dokumenty we właściwym miejscu. Digitalizacja rozpoczyna się od przygotowania stanowiska digitalizacji i samej dokumentacji, która podlegać będzie archiwizacji cyfrowej. Należy też określić, gdzie będą przechowywane dane w formie elektronicznej. Po skończonej archiwizacji dokumentów należy określić bariery dostępu do konkretnych katalogów i akt. Bariery dostępu powinny być okresowo aktualizowane, a same zbiory kontrolowane pod względem jakości. Jest to dość ryzykowna ścieżka, obarczona dużym ryzykiem błędu z racji braku konkretnego doświadczenia w jasnym i czytelnym archiwizowaniu danych. Dlatego duże przedsiębiorstwa i instytucje decydują się na archiwizację danych poprzez zlecenie usługi nam, specjalistom od digitalizacji i archiwizowania danych.

Jak przebiega digitalizacja dokumentacji firmy przez podmioty zewnętrzne?

Zawsze warto, aby wraz z decyzją o digitalizacji danych poprawić jakość i sposób obiegu dokumentów w firmie. Odbywa się to poprzez cyfryzację firmy, czyli zbadanie potrzeb procesowych, technicznych i dokumentacyjno-kadrowych i określenie konkretnego rozwiązania, które będzie i ekonomiczne i przede wszystkim mało uciążliwe dla pracowników szeregowych. Optymalizacja obiegu dokumentów w firmie, zawsze poprawia szybkość prowadzonej digitalizacji dokumentów, ale wiadomo, najgorsze są początki. Odpowiednie ustalenie algorytmów, jeśli chodzi o temat obiegu danych w firmie, pozwala usprawnić pracę pracowników biurowych. Po obraniu odpowiedniego systemu do obiegu dokumentów, który pomoże odnaleźć się załodze w nowej cyfrowej rzeczywistości to podstawa. Skorzystanie z usług profesjonalistów sprawia, że nawet duża liczba danych do zarchiwizowania przebiega sprawnie. Dysponujemy bowiem urządzeniami, które zapewniają skanowanie do 250 dokumentów w czasie poniżej 5 minut. Oczywiście powtórzmy jeszcze raz pod warunkiem odpowiedniego przygotowania firmy do digitalizacji danych.