Jak zaklasyfikować dokumenty w układzie rzeczowym?
W każdej organizacji funkcjonuje wiele dokumentów otrzymywanych i przetwarzanych, które wymagają stosownej archiwizacji. Niezależnie od tego, czy są to faktury, umowy, wyciągi bankowe, otrzymywane oferty czy pisma urzędowe, wszystkie tego rodzaju materiały powinny być odpowiednio sklasyfikowane. Proces związany z klasyfikacją dokumentów i właściwym ich porządkowaniem jest dość czasochłonny i wymaga pewnego wysiłku oraz stosownej wiedzy, jednak jest to konieczne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z pomocą przychodzi nasza firma, która świadczy usługi w zakresie porządkowania nieopracowanej dokumentacji oraz archiwizowania materiałów. Wykonujemy szereg niezbędnych czynności związanych z archiwizacją dokumentów. Jedną ze świadczonych usług jest klasyfikacja dokumentów w układzie rzeczowym, stanowiąca temat naszego wpisu.
Specyfika klasyfikacji dokumentów w układzie rzeczowym
Wyróżniamy kilka sposobów podziału dokumentów. Jednym z często stosowanych jest klasyfikacja dokumentów w układzie rzeczowym. Kryteriami rzeczowymi określamy cechy wewnętrzne dokumentu. Oznacza to, że cechy dokumentu decydują o tworzonych systemach rzeczowej klasyfikacji dokumentacji.
Pod tym względem wyróżniamy dokumenty typowe i specyficzne. Pierwsze z nich tworzone są w praktycznie każdej jednostce organizacyjnej. Obejmują one wszelkie dokumenty związane z zarządzanie przedsiębiorstwem, sprawami osobowymi, strategią handlową, planowaniem, finansami, zaopatrzeniem, gospodarką materiałową, sprawozdawczością itd.
Z kolei dokumenty specyficzne, które także występują w każdej organizacji, odnoszą się przede wszystkim do działalności statutowej jednostki. Będą więc charakterystyczne dla danej branży.
Klasyfikacja dokumentów w układzie rzeczowym jest zdecydowanie najczęściej praktykowana w wielu przedsiębiorstwach. Pozwala na uporządkowanie dokumentacji, co usprawnia i ułatwia wyszukiwanie niezbędnych materiałów. Daje prosty i czytelny dostęp do informacji koniecznych w danym momencie. Co ważne, uporządkowana dokumentacja pozwala też na sprawne wdrażanie procedur i oszczędność wydatków.
