Normatywy archiwalne

Ze względu na wciąż rosnące zapotrzebowanie na systematyzację, ukierunkowanie i znormalizowanie nowo powstających regulacji w zakresie biurowości, obsługi sekretariatów, kancelarii, zarządzania archiwami i składnicami akt, proponujemy Państwu tworzenie normatywów kancelaryjno-archiwalnych:

1. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA);

2. Instrukcja Kancelaryjna;

3. Instrukcja Działania Archiwum Zakładowego /Składnicy Akt;

4. Instrukcja Obiegu Dokumentów (z wykonaniem analizy procesów biznesowych w jednostce lub bez).

5. Analiza, tworzenie i optymalizacja schematów Workflow (przepływu pracy) w całej jednostce lub tylko w poszczególnych komórkach.

Więcej informacji o normatywach archiwalnych

 

Szczegółowe informacje na temat tego, czym są normatywy archiwalne znajdziemy w treści serwisu Archiwum Państwowego w Warszawie:

Instrukcja Kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej) niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt.
Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt reguluje postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji. System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych.