Archiwizacja dokumentów – kompleksowe wsparcie

Acta Nova Sp. z o.o. świadczy kompleksowe usługi archiwalne, tj. porządkuje dotychczas nieopracowaną dokumentację kat. B, jak i materiały archiwalne kat. A.
Oferowane usługi archiwalne obejmują:

  • selekcję akt,
  • projektowanie powierzchni archiwalnych,
  • archiwizację dokumentówobejmującą ich kwalifikowanie do odpowiednich kategorii archiwalnych, w tym oddzielenie akt przeterminowanych od przeznaczonych do dalszego przechowywania,
  • segregację, porządkowanie i opracowanie akt według komórek organizacyjnych,
  • klasyfikację dokumentów w układzie rzeczowym,
  • sporządzenie ewidencji dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej oraz akt przeterminowanych (w tym, uzyskanie zgody lub opinii właściwego miejscowo Archiwum Państwowego na przekazanie akt na makulaturę),
  • wybrakowanie i zniszczenie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, wg ustalonych procedur potwierdzonych dokumentacją brakowania i niszczenia.

Dlaczego warto z nami współpracować?

 
Wśród korzyści wynikających ze współpracy z naszą firmą w zakresie kompleksowych usług archiwalnych znajdują się:

  • porządkowanie dokumentacji i inwentaryzacja,
  • łatwy sposób wyszukiwania akt,
  • prosty dostęp do informacji,
  • sprawdzone procedury i pełna poufność,
  • ograniczenie wydatków.

Jesteśmy pewni, że usługi archiwalne znacznie ułatwią Państwu dotarcie do niezbędnych materiałów.

Co warto wiedzieć o kategoriach archiwalnych?

 

Kategoria archiwalna jest przyznawana na podstawie kwalifikacji dokumentu i oznacza jego wartość oraz ważność. Kategoria A jest przypisana materiałom archiwalnym, czyli archiwaliom. Do przechowania dokumentów tego typu są upoważnione określone jednostki organizacyjne. Proces ten nadzoruje Archiwum Państwowe (w przypadku jednostek państwowych). Do materiałów archiwalnych są zaliczane dokumenty takie jak:
• statuty i regulaminy,
• protokoły,
• sprawozdania,
• plany i analizy,
• akta sądowe,
• oryginalne mapy i plany,
• rejestry publiczne,
• instrukcje kancelaryjne i archiwalne,
• ewidencja zasobu archiwum zakładowego.

W wybranych przypadkach kategoria archiwalna A może obejmować też dokumentację kadrową oraz dokumentację techniczną.
Jeśli chodzi o kategorię B, to obejmuje ona dokumentację niearchiwalną. W jej oznaczeniu jest podawana liczba lat, po których upływie dane akta są poddawane brakowaniu, czyli wyłączeniu ze zbiorów. Po tym następuje najczęściej niszczenie materiałów, które jest przeprowadzane zgodnie z wytycznymi prawnymi. W przypadku dokumentów o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym stosuje się oznaczenie BC. Innym obowiązującym w tej kategorii oznaczeniem jest BE dotyczące dokumentacji niearchiwalnej, która po poddaniu ekspertyzie może być przeznaczona do wybrakowania lub przekwalifikowania.