Archiwizacja dokumentów

Kompleksowe usługi archiwalne

 

Acta Nova Sp. z o.o. porządkuje nieopracowaną dotychczas dokumentację Klienta, zarówno kat. B, jak i materiały archiwalne kat. A.
Zakres wykonywanych przez nas czynności archiwizacji dokumentów:

  • selekcja akt,
  • kwalifikowanie dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych, w tym oddzielenie akt przeterminowanych od akt przeznaczonych do dalszego przechowywania,
  • segregacja, porządkowanie i opracowanie akt według komórek organizacyjnych,
  • klasyfikacja dokumentów w układzie rzeczowym,
  • sporządzenie ewidencji dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej oraz akt przeterminowanych (w tym, uzyskanie zgody lub opinii właściwego miejscowo Archiwum Państwowego na przekazanie akt na makulaturę),
  • wybrakowanie i zniszczenie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, wg ustalonych procedur potwierdzonych dokumentacją brakowania i niszczenia.

Korzyści ze współpracy z naszą firmą:

  • uporządkowanie dokumentacji i inwentaryzacja
  • łatwy sposób wyszukiwania dokumentacji
  • prosty dostęp do informacji
  • sprawdzone procedury i pełna poufność
  • ograniczenie wydatków.

Nasze kompleksowe usługi archiwalne znacznie ułatwią Państwu dotarcie do niezbędnych materiałów.

Kategorie archiwalne – co warto o nich wiedzieć?

 

Kategoria archiwalna jest przyznawana na podstawie kwalifikacji dokumentu i oznacza wartość oraz ważność danego dokumentu. Kategoria A przypisana jest materiałom archiwalnym, czyli archiwaliom. Do przechowania takich materiałów są upoważnione określone jednostki organizacyjne, a proces ten nadzoruje Archiwum Państwowe (w przypadku jednostek państwowych). Do materiałów archiwalnych zaliczane są takie dokumenty jak:
• statuty i regulaminy,
• protokoły,
• sprawozdania,
• plany i analizy,
• akta sądowe,
• oryginalne mapy i plany,
• rejestry publiczne,
• instrukcje kancelaryjne i archiwalne,
• ewidencja zasobu archiwum zakładowego.
W wybranych przypadkach kategoria archiwalna A może obejmować też dokumentację kadrową oraz dokumentację techniczną.
Natomiast do kategorii B należy dokumentacja niearchiwalna. W oznaczeniu takiej dokumentacji podawana jest liczba lat, po upływie których dane akta poddawane są brakowaniu, czyli wyłączeniu ze zbiorów. Po tym następuje najczęściej niszczenie dokumentów, zgodne z wytycznymi prawnymi. W przypadku dokumentów o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym stosowane jest oznaczenie BC. Innym obowiązującym w tej kategorii oznaczeniem jest BE dotyczące dokumentacji niearchiwalnej, która po poddaniu jej ekspertyzie może być przeznaczona do wybrakowania lub przekwalifikowania.