Normatywy archiwalne
Zarządzanie archiwami pozwala na zapewnienie dostępu do konkretnych danych wtedy, gdy są one potrzebne. Dzięki temu można przechowywać dokumenty w odpowiedni sposób, wykorzystywać je do kolejnych działań czy niszczyć te, które są już niepotrzebne. Zarządzanie archiwami wymaga jednak dysponowania konkretną wiedzą i zastosowania określonych metod. Dzięki nim można szybko dotrzeć do ważnych informacji, segregować dane i wykorzystywać je zgodnie z aktualnymi potrzebami.
Oferujemy sporządzenie odpowiednich normatywów kancelaryjno-archiwalnych takich jak:
- Instrukcja Kancelaryjna,
- Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnic akt / archiwów zakładowych,
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt oraz uzyskanie ich zatwierdzenia przez właściwe miejscowe Archiwum Państwowe.
Projektowanie powierzchni archiwalnych
Oferujemy naszą profesjonalną pomoc przy projektowaniu powierzchni archiwalnych w zgodzie ze wszystkimi normami. Dzięki tej usłudze firma może wykorzystać maksymalnie przestrzeń dostępną na archiwum zakładowe.
Dzięki oferowanym przez naszą firmę usługom archiwalnym stworzymy w Państwa przedsiębiorstwie zorganizowane, profesjonalne archiwum dokumentów. Takie rozwiązanie pozwoli Państwu na szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego.
Jakie powinno być dobrze zaprojektowane archiwum?
Celem projektowania powierzchni archiwalnych jest stworzenie funkcjonalnego, wygodnego w codziennym użytkowaniu archiwum. Projekt musi być uzależniony m.in. od wielkości dostępnej powierzchni przeznczonej na zarchiwizowane dokumenty. Archiwum powinno być nie tylko przystępne dla użytkowników, ale też uporządkowane i łatwe do odszukania w razie potrzeby. Budynek, w którym ma się znaleźć, musi mieć dobre zabezpieczenia przed działaniem wilgoci, nadmiernego nasłonecznienia, ale też przed pożarem. Pamiętajmy, że w archiwum mamy do czynienia z papierowymi dokumentami, które w razie pojawienia się ognia, niestety, szybko spłoną. Dlatego stan techniczny budynku powinien podlegać regularnym kontrolom celem sprawdzenia, czy wszystkie zabezpieczenia działają w nim jak trzeba. Wszelkie nieprawidłowości powinny być natychmiast naprawiane.
Zachęcamy też do współpracy z naszą firmą w zakresie profesjonalnej archiwizacji dokumentów. Chętnie służymy też profesjonalnym doradztwem w temacie efektywnego zarządzania archiwami. Dbamy o to, by dokumenty były przechowywane w optymalnych warunkach, co ma wpływ na możliwość ich wykorzystywania do dalszych działań.
Projektowanie powierzchni archiwalnych i zarządzanie archiwami to tylko niektóre z naszych usług. Zajmujemy się również przechowywaniem dokumentów w specjalnie przygotowanych przestrzeniach, gdzie panują optymalne warunki. Dzięki temu papier nie niszczy się z biegiem czasu. Ma to ogromne znaczenie, ponieważ niekiedy dokumenty przechowuje się nawet przez kilkadziesiąt lat. To doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą powierzyć ten obowiązek specjalistom. Dzięki temu właściciel może oszczędzić czas i nie musi martwić się koniecznością samodzielnego organizowania profesjonalnego archiwum, co niekiedy stanowi prawdziwe wyzwanie.
Zarządzanie archiwami bazuje na obowiązujących normach. Jesteśmy profesjonalistami, dlatego orientujemy się w aktualnych przepisach i dostosowujemy nasze działania do przypadku. Zapraszamy do skorzystania z naszej oferty.
