Jak zabezpieczyć dostęp do dokumentów osobom nieupoważnionym?

Są takie dokumenty, do których dostęp powinni mieć wyłącznie uprawnieni pracownicy. Jak sprawić, aby wrażliwe dane na nośnikach cyfrowych lub papierowych nie znalazły się w posiadaniu osób trzecich? Są różne sposoby chronienia informacji przechowywanych w archiwach – nowoczesne metody identyfikacji, elektroniczne zamki w drzwiach czy inne systemy kontroli dostępu. Część z nich można wdrożyć na terenie swojego biura, a jeżeli nie ma takiej technicznej czy logistycznej możliwości, wówczas skorzystać z usług firmy zewnętrznej na zasadzie outsourcingu.

Kontrola dostępu w archiwum

Współczesne rozwiązania pozwalają na łatwe kontrolowanie tego, kto ma dostęp do zasobów zgromadzonych w archiwum. Dzięki temu podnoszą też funkcjonalność i bezpieczeństwo, umożliwiając szybkie reagowanie na zagrożenia takie jak pożar czy akt wandalizmy. Największą popularnością cieszą się niezawodne instalacje elektroniczne, które są obsługiwane za pomocą kluczy czy personalizowanych kart. Depozyt dokumentów w takich miejscach jest pod stałym nadzorem.

Kompleksowe systemy kontroli dostępu składają się z oprogramowania, czytnika, kart, sterownika. Wszystkie są ze sobą powiązanie i mogą zostać odblokowane tylko przez pracownika posiadającego stosowne uprawnienia. W ten sposób można łatwo kontrolować, po jakich strefach w firmie mogą się poruszać. Zezwolenia są przyznawane odgórnie i weryfikowane przez komputer centralny.

Duża dostępność rozwiązań sprawia, że każda firma może wybrać system najlepiej dopasowany do charakteru działalności oraz architektury obiektu. Warto przy tym nadmienić, że większość elementów instalacyjnych może być montowana nie tylko na etapie remontu nieruchomości, ale też później, ponieważ nie wymaga zaawansowanych prac – kucia czy niszczenia ścian. Ci, którzy nie mają możliwości finansowych ani logistycznych na organizację archiwum z kontrolą dostępu, mogą powierzyć swoje zasoby firmom zewnętrznym.

Korzystanie z archiwum zewnętrznych

Ze względu na liczne obostrzenia oraz niekiedy zawiłe procedury dotyczące przechowywania danych, ich przetwarzania, udostępniania czy niszczenia, wiele firm decyduje się na powierzenie zasobów firmie zewnętrznej. Współpraca z nimi na zasadzie outsourcingu pozwala nie tylko na działania zgodne z prawem, kontrolowanie, kto ma dostęp do dokumentów, ale też oszczędność miejsca. Nie trzeba wydzielać specjalnego pomieszczenia w biurowcu ani tworzyć działu, który będzie się zajmował jego zarządzaniem. Wygodnie, bezpiecznie i zawsze zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi.