Na czym polega tzw. brakowanie dokumentów?

W ramach usług archiwalnych świadczonych przez takie firmy jak nasza znajduje się między innymi brakowanie dokumentów. W dzisiejszym wpisie chcielibyśmy przybliżyć Państwu ten temat. Dlatego wyjaśnimy Państwu, na czym tak właściwie polega brakowanie dokumentów. Na koniec podpowiemy również, jakie jeszcze czynności oprócz brakowania obejmują usługi archiwalne. Zapraszamy Państwa do zapoznania się z przygotowanym przez nas artykułem.

Jakie czynności składają się na brakowanie dokumentów i co mają one na celu?

Brakowanie dokumentacji polega na wyłączaniu wybranych materiałów archiwalnych z powstających zespołów czy gromadzonych kolekcji, zbiorów archiwalnych. Ma ono na celu trwałe usunięcie i zniszczenie niepotrzebnych dokumentów, co stanowi jeden z etapów opracowania zasobu archiwalnego.

Brakowanie dokumentów jest procedurę wieloetapową. W jego ramach wykonywane jest dokładne sprawdzenie analizowanych materiałów pod kątem terminu ich ważności, a więc zgodności z aktualnymi regulacjami prawnymi. Weryfikowane jest również to, czy dana dokumentacja jest potrzebna instytucji, czy powinna zostać przeznaczona do likwidacji. Z uzyskanego zbioru wyróżnia się te dokumenty, które powinny trafić do archiwum oraz te, które powinny zostać zniszczone.

Jakie jeszcze usługi archiwalne wykonujemy dla naszych klientów?

Brakowanie materiałów, którego efektem jest niszczenie dokumentów – odpowiednio wyselekcjonowanych, stanowi wyłącznie jeden z etapów opracowania zasobu archiwalnego. Wśród oferowanych przez nas usług archiwalnych znajduje się też między innymi selekcja akt, projektowanie powierzchni archiwalnych, segregacja, porządkowanie i opracowanie akt według komórek organizacyjnych czy archiwizacja dokumentów obejmująca ich kwalifikowanie do odpowiednich kategorii archiwalnych.