Jakie wyposażenie powinno się znaleźć w profesjonalnym archiwum?

Dokumenty w archiwum powinny być chronione. Dostęp do nich mogą mieć tylko osoby upoważnione, by nie doszło do wycieku danych czy kradzieży materiałów. Archiwum musi być zabezpieczone przed zalaniem i pożarem. W pomieszczeniu muszą być odpowiednie warunki, szczególnie jeśli chodzi o wilgotność powietrza, która mogłaby doprowadzić do zniszczenia dokumentów.

W co powinno być wyposażone profesjonalne archiwum?

Archiwum wymaga utrzymania odpowiednich warunków i zabezpieczenia przechowywanych materiałów. Pomieszczenie powinno być odpowiednio wyposażone. Przede wszystkim musi być: metalowa i ogniotrwała szafa oraz wyposażona w specjalne szuflady. Meble są potrzebne do bezpiecznego przechowywania zbiorów. Wymagany jest magazyn, biuro i pomieszczenie sanitarne. Pracownik potrzebuje ubrania roboczego, czyli: fartucha, gumowych rękawiczek specjalnego obuwia i maseczki ochronnej. Archiwista ma kontakt z dokumentami, więc praca musi być bezpieczna dla zdrowia, o czym mówią przepisy BHP. Przydatna jest również klimatyzacja, która pozwala utrzymać odpowiednią temperaturę i wilgotność w magazynie. Potrzebna jest też drabinka, pozwalająca odnaleźć akta umieszczone na regałach.

Jak zaprojektować powierzchnię archiwalną?

Przestrzeń archiwalna musi spełniać wszystkie normy, by móc uzyskać pozwolenie na przechowywanie akt. Pomieszczenie powinno być funkcjonalne i wygodne w codziennym użytkowaniu. ACTA NOVA przygotowując projekt, dostosowuje do wielkości dostępnej powierzchni przeznaczonej na zarchiwizowane dokumenty. Materiały muszą być odpowiednio uporządkowane, by były możliwe do odszukania w razie potrzeby. Budynek wymaga dobrego zabezpieczenia przed wilgocią, promieniami UV i pożarem. W archiwum są przechowywane papierowe dokumenty, które są podatne na zniszczenie, więc trzeba je skutecznie chronić. Stan techniczny trzeba regularnie kontrolować, sprawdzając, czy zabezpieczenia działają prawidłowo.