Dokumenty w archiwum powinny być chronione. Dostęp do nich mogą mieć tylko osoby upoważnione, by nie doszło do wycieku danych czy kradzieży materiałów. Archiwum musi być zabezpieczone przed zalaniem i pożarem. W pomieszczeniu muszą być odpowiednie warunki, szczególnie jeśli chodzi o wilgotność powietrza, która mogłaby doprowadzić do zniszczenia dokumentów.