Po tym, kiedy dokumenty spełnią już swoją główną rolę, czyli na przykład posłużą do zawarcia transakcji finansowej, praktycznie nigdy nie są one wyrzucane. Zamiast je niszczyć, magazynuje się je, żeby, jak sama nazwa wskazuje, dokumentowały, poświadczały one określony stan rzeczy. Można wręcz powiedzieć, że przechowywanie różnego rodzaju pism jest równie ważne jak ich sporządzanie.